Российские праздники

Праздник 21 сентября - День секретаря в России

Давно в прошлом то время, когда главным достоинством секретаря должна была быть приятная внешность, да еще умение хоть как-то печатать на машинке и варить кофе. Сегодняшний день поднимает планку и секретарь в любой компании – это практически второй человек после руководителя. Обязанность руководителя – это организация слаженной и эффективной деятельности всей компании. В то время как задача секретаря – создание для руководителя максимально благоприятных условий, которые будут способствовать его деятельности.

И никакие экономические трудности не смогут заставить предприятие или организацию обойтись без секретаря, потому как в этом случае и документооборот, и работа всей организации будут просто парализованы.

История празднования Дня секретаря в России

В западных странах День секретаря – это праздник для всех офисных работников, который отмечается в апреле. Международный день секретаря, который полностью называется Днем профессиональных административных работников, родился в Америке в 1952 году. По традиции ежегодно на Западе этот профессиональный праздник проводится в Неделю профессиональных административных работников и отмечается в среду в последнюю полную неделю апреля.

В России официально такого профессионального праздника, как День секретаря нет. Но фактически эта профессия родилась в нашей стране в феврале 1720 года, когда Петр I ввел новую должность, которую, что интересно, могли занимать только мужчины дворяне. Уже позже в XIX веке в секретари стали принимать разночинцев. В 1880-х годах, когда была изобретена печатная машинка и профессия секретаря начала становиться все более женским занятием. А ко времени окончания Первой мировой войны мужчин-секретарей уже практически не осталось.

В круг обязанностей секретарей того времени входила регистрация челобитных и передача корреспонденции начальству, что и по сей день входит в обязанности людей данной профессии. Впрочем, во все времена людям являющимся помощниками руководителей нужно было владеть организаторскими способностями, отличной памятью, быть коммуникабельными, терпеливыми, организованными и внимательными.

Важность труда секретаря признана всеми, и руководителями и самими работниками, которым иногда чаще приходится общаться с секретарем, чем с начальником. Секретарь уже давно перестал быть просто обслуживающим персоналом, а стал ответственным административным работником. Благодаря труду этих людей организуется работа офисных сотрудников. Они, решая множество разнообразных организационных вопросов, способствуют бесперебойному производству или работе компании.

Поэтому, несмотря на то, что официально праздник не учрежден, в 2005 году по инициативе большой группы секретарей из многих крупных городов России было предложено учредить профессиональный праздник секретаря и отмечать его ежегодно каждую третью пятницу сентября.

Секретарь-референт

Секретарем-референтом называют офисного работника с обширным и разнообразным кругом обязанностей, в которые входит и прием телефонных звонков (задача рецепшиониста) и помощь руководителю (задача личного секретаря). Современный секретарь-референт должен уметь без труда работать на персональном компьютере, знать иностранные языки, быть аккуратным, пунктуальным, коммуникабельным и владеть культурой общения.

Само понятие «секретарь» имеет корни в латинском слове «секрет». А в Древнем Риме секретари – это были доверенные лица и, также как и в нашей стране, сначала только мужчины. При царствующих особах в руках секретаря порой была сосредоточена значительная власть, что было предвестником появления должности генерального секретаря и государственного секретаря (статс-секретаря).

Современный секретарь помогает руководителю решать множество самых разных проблем, к которым также относится и поиск информации. Ежедневно секретарю приходится переворачивать горы бумажной документации и просматривать десятки электронных документов. Но при всей своей загруженности, секретарь должен проявлять и элементарную заботу о руководителе, предлагая ему, к примеру, выпить кофе или чая.

Какие задачи стоят перед секретарем

Секретарь должен:

• Вести документооборот организации. То есть оформлять, подготавливать, рассылать, систематизировать, получать и хранить акты, распоряжения, приказы, решения, письма, протоколы, инструкции и другие виды документов. При этом каждый из этих документов должен быть оформлен соответствующим образом.
• Архивировать документы. Задачей секретаря в этом случае является умение профессионально проанализировать важность каждого документа, и в зависимости от степени важности, определить время обязательного хранения документа в архиве.
• Планировать и подготавливать прием посетителей. Профессиональный секретарь должен уметь так спланировать прием руководителем посетителей, чтобы единовременно в приемной не оказалось слишком много людей. А в идеале, каждый посетитель должен быть приглашен в определенное время, чтобы людям не приходилось ждать и беспокоиться.
• Помогать руководителю планировать свой рабочий график, как на каждый день, так и в перспективе. Эта способность секретаря во многом зависит от того, насколько качественным было его обучение. Высококвалифицированный секретарь сумеет максимально эффективно организовать рабочий график начальника.
• Участвовать в подготовке встреч и переговоров. Очень часто от обстановки благожелательности и расположенности зависит успех переговоров, а создать такую обстановку должен именно секретарь.

Список ежедневных обязанностей секретаря:

• прием телефонных звонков;
• работа с документами;
• подготовка приема посетителей;
• планирование рабочего дня руководителя (в том числе и заказ авиабилетов и гостиниц);
• подготовка деловых переговоров;
• заказ канцелярских товаров и других вещей, необходимых для эффективной работы офиса.

К очевидным минусам этой профессии можно отнести то, что деятельность секретаря связана с регулярными переработками и занятостью за границами рабочего времени. Происходит так потому, что секретари, также, к примеру, как и личные водители, привязаны к рабочему режиму своего руководителя и должны быть практически постоянно в состоянии готовности.

Дресс-код секретаря

Есть один секрет для тех, кого интересуют перспективы карьерного роста: на работу нужно всегда одевайтесь так, как на собеседование, то есть не вызывающе, достаточно строго, но в то время и элегантно.

Интересно, что самым распространенным атрибутом внешности секретаря-женщины считается блузка с воротничком, который переходит в бант или шарфик. И это не противоречит правилам дресс-кода секретаря.

Правильная одежда для секретаря – это одежда, подобранная в деловом стиле. А насколько строгим будет этот деловой стиль, зависит от деятельности компании. Но в любом случае, имидж секретаря-женщины хоть и должен быть женственным, но должен оставаться в границах делового стиля, и исключать сексуальность, так как в офисе людям нужно работать.

В деловой имидж секретаря входит не только официальный стиль одежды, но и неброский макияж, а также достаточно строгая прическа. Интересно, что с точки зрения психологов, чем более постоянна ваша прическа, тем больше уважения и доверия испытывает к вам коллектив.

Главное в дресс-коде секретаря – это найти ну золотую середину, когда одежда не будет слишком облегающей, и в то же время не будет выглядеть мешковато. То есть все хорошо в меру.

В 2012 году День секретаря выпадает на 21 сентября.

Романчукевич Татьяна
для женского журнала InFlora.ru

При использовании и перепечатке материала активная ссылка на женский онлайн журнал InFlora.ru обязательна